Kontírozási sablon

Az előző témakörben láthattuk, hogy milyen tényezők befolyásolják a gazdasági esemény könyvelését. Ahhoz, hogy a program ezeket számba tudja venni, először meg kell adnunk, hogy bizonyos körülmények fennállása esetén milyen választ várunk tőle, - azaz be kell tanítanunk a rendszert.

Kezelői felület

A kontírozási tényezők az ügytípus, - mint elsődleges csoportosítás - szerint vannak rendezve. Az ügytípuson belül választhatjuk ki azokat a körülményeket, melyek befolyásolják a kontírozás menetét. Végül az ily módon behatárolt esemény főkönyvi számlaszámait és hozzá tartozó értékeit adhatjuk meg.

1. Ügytípusok. A táblázat címsorára kattintva naplók szerint szűkíthetjük a listát, vagy megjeleníthetjük az összes ügyet.
2. Besorolás tényezői. A besorolást meghatározó körülmények rövid felsorolása.
3. Főkönyvi besorolás. A körülmények által behatárolt gazdasági esemény főkönyvi számlái és az érték képzésének módja.

A sablonok között számos olyan ügytípus szerepelhet, amelyet cégünk nem használ. Az adatrögzítés során jelentkező kiválasztási műveleteket gyorsíthatjuk meg azzal, hogy ezeket az ügyeket látszólag eltüntetjük a rendszerből (inaktiváljuk). A táblázatban áthúzott betűvel jelennek meg az ilyen, nem használt ügytípusok, - az inaktiválást és aktiválást a tételre történő dupla kattintással végezhetjük el.

Sablon létrehozása

Ismét kiemelnénk (lásd a könyvelés filozófiája fejezetet), hogy a Prizma rendszer analitikus szemléletéből fakadóan a főkönyvi számlákat célszerű a lehető legkevesebb alszámra bontani, hiszen a vezetői számvitel nem a főkönyvi számlákon, hanem az analitikus nyilvántartáson alapul. Habár az alapvető gazdasági eseményekhez igyekszünk megfelelő, előre elkészített könyvelési sémákat adni, szükség lehet az igényeinknek megfelelő egyedi sablonok létrehozására is, - a következőkben ennek lépéseit vesszük sorra.

Ügytípus kiválasztása

A program által támogatott ügyek listája az 1. táblázatban látható, első lépésként ebből kell kiválasztanunk a megfelelőt. Ha olyan eseményt kell rögzítenünk, mely nem szerepel a listában, küldjünk egy rövid kérést a Prizma Támogatási Központba, ahol rövid időn belül felrögzítik a kért ügytípust és a hozzá tartozó információkat a szerverre. Az új ügytípust csak a rögzítés visszaigazolása után tudjuk használni.

Az új sablon rögzítését az "Új tétel" (+) gomb segítségével indíthatjuk. A megjelenő ablakban ki kell választanunk, hogy beszámolóhoz vagy áfához kívánunk sablont készíteni. A választás eredményét a képernyő alján lévő állapotsorban láthatjuk ("Beszámoló" vagy "ÁFA" felirattal).

Mivel a program felületérzékeny, fontos, hogy a gomb megnyomásakor az 1. vagy 2. táblázat legyen aktív, mivel a 3. táblázatnál a főkönyvi számlákat tudjuk megadni.

Körülmények meghatározása

Miután kiválasztottuk az ügytípust és megadtuk, hogy beszámolóhoz vagy áfához készítjük a sablont, a gazdasági esemény egyéb körülményeit kell meghatároznunk. A megjelenő ablakban bal oldalon találhatók a tényezők csoportjai, jobb oldalon az egyes tényezők, körülmények. A gazdasági esemény pontos meghatározását ezek a tényezők adják meg.

A tényezőknek a kiválasztását a jobb oldali táblázat sorára történő dupla kattintással végezhetjük el, és ugyanígy törölhetjük is a kiválasztást. Egy csoporton belül több tétel is megadható, a megjelölt tételek mellé egy pipa kerül.

Ha egy csoporton belül nem választunk ki egyetlen tényezőt sem, kontírozáskor azt a csoportot nem veszi figyelembe a program, a csoporton belüli összes feltételnek megfelelő gazdasági eseményre érvényes lesz a sablon.

Kiegyenlítő eseményeknél (pénzmozgás, háromszög ügy) a besoroláshoz szükséges jogcímet sokszor csak a kapcsolt bizonylat (számla) alapján lehet megállapítani. Ennek a rögzítéséhez a felső "Kapcsolódó bizonylat" választógombot be kell jelölni, és utána az alapbizonylathoz hasonlóan ki lehet választani a körülményeket.

A kiválasztott körülmények a főablakban, egy sorban jelennek meg. Az egyes csoportok "+" jellel, a csoporton belüli tételek vesszővel vannak elválasztva. A kapcsolt bizonylat tényezői zárójelben szerepelnek.

Főkönyvi besorolás

Miután a körülmények kiválasztásával meghatároztuk a gazdasági eseményt, a 3. táblázatban kell megadnunk az esemény kontírozásának módját. Bármely gazdasági eseményt tetszőleges számú helyre könyvelhetünk. A 3. táblázatra duplán rákattintva megnyílik a besorolási ablak, melyben a következő adatokat kell megadnunk:

• Főkönyvi szám. A táblázatban a főkönyvi számlaszámok és magyarázatuk látható. Használható a számlaszám alapú gyorskeresés, - a kezdőszámok leütésével a kívánt sorra ugorhatunk.
• Összeg alapja. A bizonylatokon általában szerepel bruttó összeg, nettó összeg, ÁFA érték, - és tartozhat hozzá beszerzési érték is. ÁFA besorolásakor választhatunk még az áfakulcs mértéke szerinti értékekből is.
• Összeg mértéke. Általában az alapul vett összeg teljes értékét kontírozzuk, de megadhatjuk az összeg egy részét is (pl. telefonhasználat). A mérték előtti gomb segítségével az összeg előjelét állíthatjuk be (növekedés vagy csökkenés).
• Feltétel. Előfordulhat, hogy egy gazdasági eseményt érték alapján kell kontírozni (pl. kis értékű eszközök). Ilyenkor megadhatjuk, hogy az adott főkönyvi számra csak akkor történjen a könyvelés, ha a bizonylat értéke a beírtnál kisebb vagy nagyobb.