Ügykezelés

Ügyfajták

Minden cég működése során különféle témákban és formában nagyon sokféle irat, dokumentum keletkezik. A dokumentumok áttekinthető csoportosítását és kezelését az ügykezelési és iktatási rend biztosítja. A Prizma ügyvitelben a cégen belül előforduló ügyeknek két fő csoportja van:

1. Kötött: a kereskedelem alapvető ügytípusai, melyeket az ügyviteli program zárt folyamatban kezel. Ilyenek pl. a vevői- és szállítói ajánlat, rendelés, szállítólevél, számla stb.
2. Választható: a program által külön nem szabályozott, szabadon választható ügyfajták, mint pl. adóügy, munkaügy, minőségbiztosítás, stb.

Minden ügyfajtának önálló iktatási naplója van. Az ügykezelés alapja, hogy a munka során keletkezett minden dokumentum a fajtájának megfelelő iktatási naplóba rögzítésre kerüljön. Rögzítéskor a dokumentum mindig a napló soron következő sorszámát kapja, - ez az iktatási szám. Az ikatási szám tartalmazza a napló jelét és a dokumentum sorszámát, pl. VR-1234/16 a vevői rendelés napló 2016 évi 1234 sorszámú dokumentumát jelzi. Ott, ahol az ügy fajtája egyértelmű (pl. szövegben utalunk rá), a dokumentum a naplójel nélküli ügyszám alapján is egyértelműen azonosítható, pl. 1234/16-os vevői rendelés.

Speciális ügyfajta a projekt vagy munka. A munka iktatási naplójába nem csak dokumentumokat, hanem különféle ügyeket is iktathatunk, azaz más napló bejegyzéseire is hivatkozhatunk.

Ügyfajták létrehozása

A szabadon választható ügyfajtákat a rendszergazda modulban kezelhetjük. Az egyes ügyfajtákhoz az alábbi adatokat rögzíthetjük:

• Név: az ügytípus elnevezése. A zárt folyamatban kezelt ügyeknél (pl. vevői rendelés) ez a mező nem módosítható.
• Jel: ügytípus jele, ami az iktatási számban azonosítja a dokumentum fajtáját.
• Aktív: használatban lévő ügytípus. A használaton kívüli ügytípusok a táblázatban szürke betűvel jelennek meg.
• Aut. zárás küldéskor: ezzel adható meg, hogy egy beérkezett levélre adott válasszal az ügy automatikusan lezáródjon-e vagy sem.
• Aut. zárás az utolsó dok. után: megadható, hogy a lekezeletlen ügyek az ügyben keletkezett utolsó dokumentum után hány nappal záródjanak le automatikusan.

A zárt folyamatban kezelt ügyek elnevezései a program által adottak, így ezek nevei nem módosíthatók.

Minden egyes ügyfajtához megadható, hogy a témában keletkezett dokumentumokat mely kollégák kezelhetik.

Dokumentum iktatása

A zárt folyamatban kezelt ügyekben a program által létrehozott dokumentumok iktatása általában automatikusan történik. A külső dokumentumok iktatását, ha nincs még belső ügyszámuk, a "Műveletek | Iktatás" menü segítségével végezhetjük el, miután eldöntöttük, hogy mely ügytípusba tartoznak. Iktatáskor a külső dokumentumot hozzá is tudjuk csatolni az ügyhöz (lapolvasóval, fáljból, emailből), vagy feljegyzést írhatunk hozzá.

Ügykezelő

Az ügykezelő áttekintést nyújt a folyamatban lévő és lezárt ügyekről, valamint az egyes ügyekben keletkezett dokumentumokról.

A felső táblázatban látható az ügyszám, érkezési idő, partner, külső hivatkozási szám és ügyintéző. Az alsó táblázat az ügyhöz tartozó dokumentumok fajtáját (ikon), idejét, elnevezését ill. tárgyát és a létrehozó ügyintéző monogramját tartalmazza. Az alsó táblázat sorára történő dupla kattintással betekintést nyerhetünk a konkrét dokumentum tartalmába.

Az ügyek listája szűrhető partner, ügytípus és hivatkozás részlet alapján. Nyitott ügy lezárható, lezárt ügy újranyitható. A lezárt ügyek év és típus szerint jeleníthetők meg.

Az ügykezelő minden fontosabb modulból elérhető, amelyben valamilyen dokumentum készíthető ("Műveletek | Ügykezelés" menü vagy Ctrl+U billentyű).