TartozáskezelésA tartozáskezelés célja kettős: egyrészt minél hamarabb hozzájutni a pénzünkhöz, másrészt rászoktatni a vevőt a pontos fizetésre. A modul segítséget nyújt a lejárt számlák nyilvántartásához, és a vevőknek küldendő fizetési értesítők elkészítéséhez.
A lejárt tartozások listája a „Műveletek | Tartozás-kezelés | Fizetési értesítő” menü segítségével nyitható meg.
A táblázat mutatja a partner nevét, az összes- és lejárt tartozását, a legrégebbi fizetési kötelezettség késését, valamint a részére legutóbb kiküldött dokumentum típusát és idejét. A "Mind" pipa bejelölésével választhatunk, hogy csak a lejárt számlák szerepeljenek a listában, vagy az összes kintlévőség.
Az alsó táblázatban a tartozást jelentő konkrét számlák listája jelenik meg. Ez a a "Részletek" pipával be- ill. kikapcsolható..
Dokumentum fokozatok
A késedelembe esett vevőknek 4 különböző fokozatú dokumentum küldhető: egyenlegközlés, I.felszólítás, II.felszólítás, jogi előkészítés. A késés alapján a program automatikusan ki tudja számolni, hogy kinél melyikre van szükség, és ezt a táblázatban különböző színekkel jelöli:
- Zöld: a számlák fizetési határideje még nem járt le, vagy a partner ki van véve a tartozáskezelés alól
- Fekete: a számlák fizetési határideje lejárt de a késés még nem akkora, hogy felszólítást kelljen küldeni
- Kék: a késés mértéke alapján már fizetési felszólítás küldése szükséges
- Piros: a késedelem alapján már a 2. szintű felszólítás küldése szükséges
Piros áthúzott. a késedelem már olyan nagy, hogy a behajtáshoz jogi eljárás szükséges
A fokozatok és a késés kapcsolatát a "Beállítások" gombra (  ).kattintva lehet megadni. A megnyíló oldalon a táblázat sorára történő dupla kattintással (vagy Enter billentyűvel) lehet módosítani a napok számát.
- Egyenlegközlés. A fizetési határidő lejártakor ennyi nap után jelenik meg az adott számla az értesítőben. Általában a postai vagy banki átfutási időt, ill. az adatrögzítési időt célszerű figyelembe venni a megadásakor. Az ilyen lejárt számlával rendelkező vevőnél egy figyelmeztető jelzés (felkiáltó jel) jelenik meg a vevőszolgálati modulban. Dokumentum készítésekor az "Egyenlegközlés" sablon töltődik be.
- 1. Felszólítás (és tiltás). A fizetési határidő lejártakor az itt megadott nap után a program letiltja a vevőt. A vevőszolgálati modulban rendeléskor egy üzenet figyelmezteti a kollégát a tartozásra, továbbá csak készpénzes számlát enged kiállítani a program. Dokumentum készítésekor az "1. felszólítás" sablon töltődik be.
- 2. Felszólítás. Az itt megadott nap után dokumentum készítésekor a "2. felszólítás" sablon töltődik be.
- Jogi előkészítés. Az itt megadott nap után dokumentum készítésekor a "Jogi előkészítés" sablon töltődik be
- Várakozás a küldések között. Itt adható meg, hogy két küldés között mennyi ideig várjon a program, mielőtt újra küldést ajánljon egy vevőnél.
Műveletek
A program segítségével akár egyetlen gombnyomással elküldhetők az előre elkészített, megfelelő fokozatú sablon-értesítők az összes vevőnek, de akár egyesével, egyedi szövegezéssel is készíthetők különféle dokumentumok. A program alapból a csoportos küldést támogatja, de ha csak egy vevő van kijelölve, vagy egy sem, akkor a kijelölt vagy aktuális vevőnek biztosít egyedi dokumentumkészítést.
Vevők kiválasztása
A vevőket kijelölhetjük egyesével (dupla kattintással, vagy Enter billentyű leütésével), vagy csoportosan, a táblázat címsorának első öszlopában lévő kijelölő ikonra történő kattintással. Csoportos kiválasztásnál "Mindenki", "Szükségesek", "Egyenlegközlők", "1. felszólítások", "2. felszólítások", "Jogi előkészítések" lehetőségek közül választhatunk.
Az egyes fokozatok választásakor értelemszerűen azok a vevők jelölődnek be, akiknek az adott fokozatú dokumentumot kell küldeni. A "Szükségesek" kiválasztásával az összes olyan vevő bejelölődik, akinek épp most szükséges valamilyen fokozatú értesítőt küldeni. A program a kijelöléshez a késés mértékét és a küldések közötti várakozási időt figyeli.
Egyedi dokumentum készítése
Ha csak egy vevő van kiválasztva, vagy egy sem, akkor a "Dokumentum készítése és küldése" gomb (  ) megnyomásakor a kiválasztott vagy aktuális vevőnek készül egy dokumentum, és megnyílik a szerkesztő ablak, amiben módosíthatjuk a bevezető- és zárószöveget, a címzett személyét, valamint a dokumentumsablon típusát.
Az összeállítot dokumentumot nem csak email-ben küldhetjük el, hanem ki is nyomtatjatjuk.
Csoportos küldés
Ha több vevő van kijelölve, a "Dokumentum készítése és küldése" gomb ( ) megnyomása után választhatunk, hogy milyen típusú dokumentumok készüljenek.
A levelek címzettje az adott vevőnél beállított pénzügyi kapcsolattartó lesz. Ha több van bejelölve, mindegyik szerepelni fog a címzett listában.
A "Küldés indítása" gomb megnyomásával elindíthatjuk a csoportos küldés folyamatát. Ez addig tart, míg az utolsó kijelölt vevőnek is feladásra kerül az értesítő. A küldési folyamatot az "Esc" billentyűvel megszakíthatjuk.
Javaslatok:
- Küldés előtt ellenőrizzük, hogy a sablonok és a késedelmi napok megfelelően be vannak-e állítva.
- Érdemes a banki utalások berögzítése után minden nap elindítani a program által felajánlott dokumentumok kiküldését.
Ügynök tartozásértesítő
Amennyiben belső kollégák vannak hozzárendelve a tartozó vevőkhöz, az "Ügynök tartozásértesítő" gomb (  ) segítségével összesített értesítő küldhető a kollégáknak a tartozásokról.
| 
