Beszerzés

A beszerző tevékenységei

Egy kereskedő cégnél a beszerző intézi a beszállítókkal kapcsolatos ügyeket, felkutatja az olcsóbb beszállítókat, árajánlatokat kér, megrendeli a termékeket, stb. Ezekhez a műveletekhez ismernie kell, hogy milyen termékek fogynak, miből, mennyit kell rendelni, és a konkrét előrendelésekkel is tisztában kell lennie.

Ha a folyamatot nézzük, a munka az ajánlatkéréssel kezdődik, és a rendelésen keresztül a beérkező szállítmány összeállításáig tart a beszerzési munka. Ezeket a látszólag egyszerű feladatokat azonban nagymértékben bonyolíthatják a különböző körülmények, és azok kombinációi.

• Felkutatja a beszerzési forrásokat és információkat gyűjt a szállítási feltételekről
• Ajánlatot kér a beszállítóktól a nagyobb volumenű beszerzésekhez (pl. projekteknél)
• Meghatározza az ideális készletmennyiségeket (készletgazdálkodás)
• Összegyűjti a készlethiányt és raktárról ki nem elégíthető vevői rendeléseket
• Megrendeli a szükséges árukat, mely a vevői rendelésekből és a készlethiányból tevődik össze
• Megszervezi a bejövő szállítmányokat

Beszerzési igények

A beszerzésre váró termékek igénye többféle forrásból származhat:

• vevői rendelésből, ha az áru pl. nincs raktáron
• készlethiányból, ha a raktárkészlet a tervezett minimum alá esik
• előzmény nélkül, egyedi döntés alapján

Beszerzési körülmények

Ha felmerült az igény, mérlegelnünk kell, hogy honnan akarjuk beszerezni az árut. Ha a döntéshez nincs elegendő információnk, célszerű lehet a lehetséges beszállítóktól először ajánlatot kérnünk. Ha ez már megvan, vagy nincs ajánlatra szükség, általában egy hivatalos rendelést kell küldenünk a beszállítónak, mely alapján megkezdi a teljesítést.

Vannak olyan esetek, amikor nagyon gyorsan kell intézkedni, és nincs idő vagy szükség a rendelés összeállítására (pl. szállítmány módosításánál), - ilyenkor elegendő egy telefon a változtatáshoz.

Ezek a körülmények szükségessé tették, hogy az ajánlatkérés és a rendelés munkafázisai átugorhatók legyenek, és a beérkező szállítmányt akár a beszerzési igényekből közvetlenül is összeállíthassuk.

Tétel központú munka

A kereskedelemben, - főként projekteknél - gyakran felmerül az utólagos módosítás igénye. Hozzá kell tenni néhány tételt a szállítmányhoz, vagy el kell venni belőle, mert a megrendelő igényei vagy a körülmények megváltoztak. Az ilyen jellegű problémák rugalmas kezelése miatt a Prizma rendszerben tétel központú a munka, ami azt jelenti, hogy vannak ügyszámok és dokumentumok, de a bennük szereplő tételek szabadon mozgathatók minden kötöttség nélkül. A munka menete is két részből áll: először összegyűjtjük a tételeket, majd összeállítjuk a dokumentumot.

Egyéb műveletek

Az alapműveleteken kívül a későbbi fejezetekben megnézzük, hogyan támogatja a program a készletgazdálkodást és a projekteket. Végül néhány speciális funkcióval ismerkedhetünk meg, melyek ritkábban használatosak, mint pl.az idegen készlet kezelése vagy a raktárra történő szerelés.