A program használata

A fő kezelőfelület

A program kezelőfelülete a gazdasági események rögzítésére és feldolgozására lett optimalizálva. A modul jellegzetessége a naplók tételeit tartalmazó nagyméretű táblázat, mely körül a részletező információk és a különböző műveleti gombok találhatók.

1. Menüsor. Itt szinte minden művelet megtalálható, melyre a program képes.
2. Funkció gombok. A leggyakrabban használt műveletek indíthatók egyetlen gombnyomással.
3. Naplók. A gazdasági események (bizonylatok) rögzítése különböző naplókban történik. Egy naplót az adot fülre történő kattintással lehet kiválasztani.
   • Bejövő: beérkező áruk-, anyagok- és eszközök számlái.
   • Belső: cégen belüli események (leltározási különbözet, saját felhasználás, gyártás stb.).
   • Kimenő: kimenő számlák.
   • Vegyes: követelések vagy kötelezettségek, melyek nem a fő tevékenységhez kapcsolódnak (adó, bér, stb.)
   • Pénz: pénzeszközzel történő kiegyenlítések (pénztár, bank, csekk)
   • Kompenzáció: beszámítással, engedményezéssel vagy faktorálással kiegyenlített bizonylatok.
4. Kapcsolt bizonylatok. A táblázat az alap- és a kiegyenlítő bizonylatok kapcsolatait tartalmazza.
5. Banki részletező. A banki átutalások importálásához szükséges kiegészítő adatok.
6. Kontírozási tábla. A táblázat a gazdasági esemény főkönyvi besorolásait tartalmazza.
7. Bizonylat adatok. A bizonylat rögzítésének helyét és számát mutatja.

Állapotjelölés

A jobb áttekinthetőség érdekében a naplókban rögzített gazdasági események feldolgozottsági állapotuktól függő jelzésekkel vannak ellátva:

• Zöld: rendben. A bizonylat teljes összegéhez tartozik ellenbizonylat, ill. az ügynek nincs szüksége ellentételezésre.
• Piros: lejárt. A bizonylat a határidőn belül nem lett kiegyenlítve vagy valamilyen hiba van benne (pl. hiányzik valamilyen adat).
• Kék: nyitott. A bizonylat feldolgozás alatt áll, vagy a kiegyenlítési határidő még nem járt le.
• Áthúzott: érvénytelen. A bizonylat sztornózva van, vagy alapvető hiba van benne (pl. a végösszeg nem egyezik a tételek összegével).

A könyvelőprogramoktól eltérően itt az adatrögzítés analitikus, azaz a bizonylat minden adatát rögzíteni kell, - nem elég csak a végösszegeket. Az elsőre soknak tűnő munkát nagymértékben megkönnyíti, hogy a bizonylatok jelentős részét korábban már mások elkészítették (pl. kimenő számla, pénztárbizonylat) vagy az előzményi eseményekből könnyen összeállíthatók (pl. bejövő számla a bevételezésből). További könnyítést jelent a banki átutalások importálásának lehetősége, ha a banki program rendelkezik exportálási funkcióval.

Naplók

A különböző gazdasági eseményeket jellegük és adattartalmuk szerint naplókba csoportosítjuk. A naplóbeosztás kötött, azaz minden eseménynek megvan a helye, hogy melyik naplóba kell rögzíteni.

• Bejövő. Minden olyan számlát ide rögzítünk, melyek készlet vagy eszköz vásárlásakor a külső szállítótól kapunk. Fő jellemzőjük, hogy van egy külső partner, akivel szemben általában kötelezettségünk keletkezik, és ezt egy későbbi ellenbizonylattal ki kell egyenlítenünk (pl. kifizetés).
• Belső. A cégen belül történt gazdasági események kerülnek ide, pl. gyártás, saját célú felhasználás, leltározási eltérések, értékcsökkenés stb. Itt nincs külső fél vagy partner, csupán az eszközök állapotváltozása történik.
• Kimenő. Az értékesítés és egyéb tevékenységünk során kibocsátott számlák vannak itt. Itt is van egy külső partner, akivel szemben leggyakrabban követeléssel élhetünk, melyet a másik félnek egy ellenbizonylattal ki kell egyenlíteni (pl. befizetés).
• Vegyes. Olyan, jogokat vagy kötelezettségeket hordozó bizonylatokat rögzíthetünk ide, melyek nem tartoznak a fő tevékenységi körbe, és nem illenek bele a többi naplóba.
• Pénz. A készpénzes, átutalásos és egyéb módon (pl. csekk) történő fizetések bizonylatai kerülnek ide. A pénzmozgás bizonylatai csak értéket képviselnek, a fizetés jogcímét a hozzá kapcsolódó kimenő vagy bejövő bizonylat adja meg.
• Kompenzáció. Ide rögzítjük azokat a bizonylatokat, ahol a teljesítés és kiegyenlítést egy harmadik ügylettel kapcsoljuk össze, mint pl. kompenzáció, engedményezés, vagy faktoring.

Ha eldöntöttük, hogy milyen gazdasági eseményt szeretnénk rögzíteni, és kiválasztottuk a hozzá tartozó naplót, a "Szerkesztés | Új tétel" menü (vagy "+" gomb vagy "Ins" billentyű) segítségével kezdeményezhetjük a bizonylat rögzítését. A különböző jellegű gazdasági eseményekhez eltérő adatokat kell rögzítenünk, melyekhez a program különböző felületeket biztosít, és ahol szükség van rá (pl. a külső ügyleteknél), a program bekéri a partner nevét is.

A következőkben áttekintjük, hogyan lehet rögzíteni a legfontosabb gazdasági eseményeket.

Keresés, mozgás

Kigyűjtés szűkítése, bővítése

A naplók megjelenített tartalmát különféle szempontok szerint módosíthatjuk. A "Szerkesztés | Válogatás" menü (vagy Ctrl+A billentyű, vagy funkciógomb) segítségével számos változó alapján állíthatjuk be a kigyűjtés feltételeit.

Kigyűjtési szempont lehet a devizanem, teljesítési idő, partner, összeghatár, teljesítési állapot, késedelem ideje, fizetési mód, pénztár, feldolgozás módja (kézi), ill. ezek tetszőleges kombinációja.

Tételek rendezése

A naplókban lévő bizonylatok bármely megjelenített oszlop alapján sorba rendezhetők, a kivastagított oszlopcím jelzi, hogy éppen mi szerint történik a rendezés. A kívánt oszlop címsorára kattintva egyszerűen módosíthatjuk a rendezést. Ha a kivastagított címre kattintunk, a rendezés iránya megváltozik, így beállíthatjuk, hogy növekvő vagy csökkenő sorrendet szeretnénk.

Gyorskeresés

Ha a rendezés szöveget tartalmazó oszlop alapján történik, a bizonylat kiválasztásához rendelkezésünkre áll a gyorskereső funkció. A szöveg kezdőbetűinek leütésével a program ráugrik az első azonos tartalmú tételre. A funkció csak a megjelenített tételeken belüli keresésre alkalmas.

Általános keresés

Lehetőség van a teljes adatbázisban történő keresésre is. Jelenleg a bizonylat gépi sorszáma, hivatkozási száma és a számlatétel megnevezése alapján lehet bizonylatot kikeresni. A "Keresés" főmenüben a megfelelő menü kiválasztása után megjelenik egy kereső ablak, melybe a sorszámot (évszám nélkül) vagy a keresett szövegrészletet kell begépelni.

Az Enter billentyű lenyomására az ablakban megjelennek a talált bizonylatok, melyek közül kiválaszthatjuk a keresett tételt. Ha megnyomjuk a "Rendben" gombot (zöld pipa), a program ráugrik a kiválasztott tételre.

Ugrás a kapcsolt bizonylathoz

A kapcsolt bizonylatok táblázatban duplán rákattintunk egy tételre, a program automatikusan átugrik a megfelelő naplóba és rááll a kiválasztott bizonylatra.

Az iKont könyvelés filozófiája

A könyvelés távlatai

A számítógép megjelenésével a könyvelés technikájában egy nagy átalakulás vette kezdetét, - a korábban hosszú évtizedekig használt kézi könyvelési megoldások évről-évre kopnak ki a gyakorlatból. Míg kezdetben a számítógép csak a matematikai műveletek elvégzését vette át, manapság a különböző programokban már számos könyvelési módszerrel lehet találkozni.

A módszereknek két fő vonulata van. Az ún. "feladásos" könyvelésnél egy választóvonal van az ügyvitel és a főkönyv között, az adatáramlás a főkönyv felé egyirányú. Az újabban terjedő integrált rendszerekben az "azonnali" könyvelés dominál, melynél a gazdasági esemény rögzítésével egy időben a kontírozás is megtörténik. Mindkét módszernek vannak előnyei és hátrányai, - mi a fejlesztésünk során megpróbáltunk olyan technikát létrehozni, mellyel az ismert hátrányok kiküszöbölhetők és az előnyök összeadódnak.

Pénzügyi programunk legújabb verzióját a jövő szemlélete alakította. Szakítottunk minden hagyományos technológiával és a könyvelés módszertanát az alapoktól átvizsgáltuk, majd behelyeztük egy ideális, a vállalat egészét lefedő, számítógépes környezetbe. Végül a hatályos jogszabályi és emberi körülményeket figyelembe véve összeraktuk azt, ami ma a jövő technológiájából megvalósítható. Így jött létre az Intelligens Kontírozási Rendszer (iKont), mely lemodellezi az ember könyveléskor végzett munkáját, és amit lehet, elvégzi az ember helyett.

Az integrált rendszerből fakadó előnyöket kihasználva minden olyan adat rendelkezésünkre áll a könyvelés során, melyet előzőleg bárhol bevittek a rendszerbe, - minimalizálva az adatrögzítési munkát. Olyan bizonylati rendszert építettünk fel, ahol minden eseménynek megvan a pontos helye és bárminek az előzménye ill. következménye egy kattintással elérhető.

Programunkat azok is könnyedén tudják használni, akik sok éves gyakorlattal a hátuk mögött Tartozik-Követel számlákban gondolkoznak, de azok is,  akik nyitottak az újfajta szemléletre és csak a számlaosztály növekedésére ill. csökkenésére koncentrálnak, - a kétféle megjelenítés között a felhasználó szabadon választhat.

Az analitikus szemlélet előnyei

A könnyebb megértés kedvéért nézzük meg, hogy milyen lényegi különbségek vannak az általánosan elterjedt főkönyvi-, és a programunkban található analitikus szemlélet között.

Főkönyvi szemlélet	Analitikus szemlélet
A főkönyvi számlák szintetizált adatokat (végösszegeket) tartalmaznak, melyekből a konkrét tények nem állapíthatók meg	Az analitikus nyilvántartások MINDEN lényeges adatot (gazdasági eseményt) tartalmaznak, konkrét tényekkel.
A főkönyv az alapja a vezetői információknak és a külső beszámolóknak ill. bevallásoknak, - az analitikus nyilvántartások csak a főkönyv alátámasztására és ellenőrzésére szolgálnak	Az analitikus nyilvántartásokon alapul minden, a főkönyv csak a külső beszámolókhoz és bevallásokhoz szükséges.
A főkönyvi számlákat alszámokra kell bontani, hogy a vezetői információk meglegyenek.	A főkönyvi számlákat elegendő csak a bevallásokhoz minimálisan szükséges módon részletezni.