Tételműveletek

A beszerzési műveletekhez a program egy univerzális kezelőfelületet biztosít, melyben egyszerre akár több ügyet is intézhetünk párhuzamosan. A műveletek tételalapúak, így egy tétel rögzítése után bármikor áttérhetünk egy másik ügyre anélkül, hogy az előző ügyet lezártuk volna, és később a munkát ugyanott folytathatjuk, ahol korábban abbahagytuk.

A munka két jól elkülöníthető részből áll. Először a tételeket át kell rakni a bal oldalról a jobbra, attól függően, hogy ajánlatot, rendelést vagy beérkeztetést állítunk össze. Ha az összes szükséges tételt kiválasztottuk, elkészíthetjük a megfelelő dokumentumot.

A beszerzési munka lényegéből fakadóan a program igyekszik a különböző igényeket összegyűjteni, és egységes módon kezelni. Így jönnek létre a felső táblázatokban lévő gyűjtő tételek. Vannak azonban olyan esetek, amikor valamilyen ok (pl. eltérő teljesítési idő) miatt nem lehet egységesen kezelni a beszerzési igényeket, és szükség lehet az egyes összetevők önálló kezelésére.

Lényeges, hogy a program az egész beszerzési folyamat során nyomon követi, hogy az adott tétel kinek az igénye alapján jött létre (vevő vagy raktár), és lehetőség van az összetevők egyedi kezelésére is.

A következő oldalakon az egyszerű esettől a bonyolultabb felé haladva megvizsgáljuk a programban szereplő lehetőségeket. Elöljáróban annyi, hogy a program másként viselkedik, ha a bal oldalon a felső táblázatból indítjuk a műveletet, és megint másként, ha alulról a részletező táblázatból.

Egyszerű kiválasztás

Ha a középső táblázatban választjuk ki a tételt és úgy nyomjuk meg a "Tétel kiválasztása" gombot, vagy duplán kattintunk a tételre, a program úgy tekinti, hogy a teljes gyűjtő tételt szeretnénk átrakni. A megjelenő ablakban hozzárendelhetjük a tételt egy beszállítóhoz és ügyszámhoz.

Beszállító kiválasztása. Az ablak bal oldalán a lehetséges beszállítók listája látható, ahol a kezdőbetűk leütésével ráugorhatunk a kívánt partnerre. Ha a lista nem tartalmazza a keresett beszállítót, a táblázat jobb felső sarkában lévő kis gombra kattintva választhatunk a különböző partner-csoportok között.

Ügyszám kiválasztása. A partner kiválasztása után az ügyszám ablakban megjelennek a rendelkezésre álló, nyitott ügyszámok. Ha egyszerre több rendelés van folyamatban, a lenyíló ablakban választhatjuk ki, hogy melyikkel akarunk éppen dolgozni. Ha nincs nyitott ügyszám, az "Új ügyszám" (+) gombbal létrehozhatunk egyet, - ilyenkor érdemes megadnunk a kért vagy várható teljesítési időt is.

Ha megfelelő a partner és az ügyszám is helyes, a "Rendben" gomb megnyomásával a kiválasztott tétel átkerül a jobb oldalra, a feldolgozott tételek közé. A program megjegyzi az előzőleg kiválasztott partnert és ügyszámot, így ha folyamatosan állítjuk össze a tételeket, a kiválasztást a program elvégzi helyettünk.

Tipp: ha több tétel van egymás után, és nincs egyedi beállítani való, az Enter billentyű ismételt nyomogatásával tudjuk a leggyorsabban átrakosgatni a tételeket.

Bontás

A program által megjelenített igények általában gyűjtő tételek, mely azt jelenti, hogy az adott mennyiség több, különböző igénylő között oszlik el. Pl. több vevő is megrendelte és a raktárba is kellene belőle. Ezek az igények a felső táblázatában összesítve jelennek meg. Előfordulhat azonban, hogy az egyik igénylőnek csak később kellene az áru, de a többinek minél hamarabb. Ilyenkor szükség lehet külön rendelni a sürgősebb tételeket és később a többit.

Másik problémakör a mennyiség kérdése. Ha a katalógusból indítunk egy műveletet, a program mindig felajánlja a mennyiség beállításának lehetőségét, de a többi forrásnál általában nem. Alapértelmezésképpen a program azt feltételezi, hogy a táblázatban felajánlott mennyiséggel akarunk dolgozni, de előfordulhat, hogy mégsem annyit akarunk beszerezni.

Az ilyen jellegű problémák megoldásához a kiválasztási műveletet nem felülről, hanem az alsó, részletező táblázatból kell indítani. Ez azt jelenti, hogy az alsó táblázat hátterének kell kiemelt színűnek lennie úgy, hogy a kívánt tétel legyen megjelölve. A program ilyenkor külön kezeli a gyűjtő tételben szereplő összetevőket, és a mennyiség is módosíthatóvá válik.

A művelethez nyomjuk meg a "Tétel kiválasztása" gombot, vagy duplán kattintsunk rá valamelyik alsó tételre. A megjelenő ablakban láthatóvá válik egy mennyiség mező, melyben a program a kiválasztott összetevő mennyiségét ajánlja fel, de az érték módosítható.

Mennyiség megváltoztatása

A mennyiség módosításának hatása attól függ, hogy a kiválasztott tétel vevői igény, vagy raktári tétel.

Vevői igénynél, ha növeljük a mennyiséget, a különbözet egy önálló, raktári tételként fog megjelenni. A mennyiség csökkentésekor a vevői igény kettébomlik, és csak a csökkentett mennyiség fog átkerülni jobb oldalra, a különbözet az eredeti helyen marad.

Raktári tételnél bárhogyan változtatjuk a mennyiséget, a jobb oldalra a módosított érték fog kerülni, a különbözet pedig általában marad az eredeti helyen. Abban az esetben, ha a készlethiányt pótoljuk és a csökkentett mennyiség is elegendő a minimum feltöltéséhez, a maradék eltűnik az igények közül.

Beolvasztás, gyűjtés

Ha egy bizonyos áruból már folyamatban van a beszerzés, de utólagos igények merültek fel, lehetőségünk van a mennyiség kiegészítésére ill. módosítására.

Ezt a funkciót is az alsó részletező táblázatból tudjuk elindítani, de szükséges még az is, hogy a jobb oldalon lévő tétel egyezzen a bal oldalival. Másként megfogalmazva, a művelet indítása előtt ki kell választanunk a jobb oldalon lévő feldolgozott tételek közül azt, amelyikhez hozzá szeretnénk adni az utólag felmerült tételt. Ha a két oldalon lévő árucikk egyezik, és az alsó táblázatból indítjuk a műveletet, az alábbi ablak jelenik meg:

Beolvasztás. Ha a korábban már megrendelt tétel raktárra érkezik, és a vevői igényt annak a terhére szeretnénk rögzíteni, ezt a pipát jelöljük meg. Ez a művelet hasonló ahhoz, mintha a vevő számára előfoglalást végeznénk a később beérkező árura. Ha a beolvasztott mennyiség nagyobb, mint amihez hozzá szeretnénk tenni a tételt, a program automatikusan megnöveli a mennyiséget.

Gyűjtés. Ezzel a művelettel a mennyiségek egyszerűen összeadódnak, az utólagosan rögzített tétel nem önállóan, hanem a korábbi tétellel együtt lesz látható.

Ha egyik helyre sem teszünk pipát, a tétel az előző részben (bontás) leírtaknak megfelelően egy önálló tételként kerül át a jobb oldalra.

Tételek törlése

Ha elrontottunk valamit, vagy megváltoztak a körülmények, a kiválasztási művelet fordítottjaként visszatörölhetjük a tételeket. A törlési művelethez a jobb oldali táblázatban a feldolgozott tételek közül ki kell választanunk azt, amelyiket törölni szeretnénk. Ilyenkor a funkciógombok között megjelenik a "Tétel törlése" gomb.

Ezzel a gombbal a tételt vissza tudjuk törölni. Lényeges, hogy nem tűnik el a tétel, hanem visszakerül egy korábbi állapotába, a rendelések vagy az igények közé. Természetesen csak akkor, ha előzőleg is ezen állapotok valamelyikében volt a tétel. Az előzmény nélküli tételek valóban törlődnek.

Megjegyzés: törléssel az egész gyűjtő tétel visszakerül a korábbi állapotába. Ha csak egy részét szeretnék törölni a tételnek, az egész tétel törlése után bontással a maradékot vissza kell tenni.