Készletgazdálkodás

Elméleti háttér

A készletgazdálkodás két alapvető kérdése, hogy az egyes árucikkekből mikor és mennyit kell rendelni, hogy a folyamatosan fogyó készlet pótlását a legkisebb tárolási és szállítási költséggel biztosítsuk.

• Maximális mennyiség (Mmax). Közvetlenül a beszerzés után a raktárban lévő mennyiség.
• Átlagos mennyiség (Mátl). A napi raktármennyiségek összege elosztva a vizsgált időszak napjainak számával.
• Minimális mennyiség (Mmin). Jelzési határ, mely elérésekor meg kell kezdeni a beszerzési folyamatot.
• Rendelési mennyiség (Mrend). A beszerzés során beérkező mennyiség.
• Beszerzési idő (Ibesz). A beszerzés megkezdése és a beérkezés közötti idő, mely általában eltérő az egyes beszállítóknál.
• Rendelési időciklus (Irend). Két beszerzési folyamat között eltelt idő, melyet leginkább a szállítási költségek ésszerű keretek között tartása befolyásol (pl. tele legyen az autó).

A forgalmi adatokból az időszak alatt eladott mennyiséget meg tudjuk kapni, a beszerzési időket pedig felrögzíthettük a beszállító terméklapjára. Feladatunk az, hogy meghatározzuk, mely készletmennyiségnél kell megkezdenünk az újabb beszerzést (Mmin), ill. mennyit rendeljünk az adott áruból, - azaz mennyire töltsük fel a készletet (Mrend - Mmax).

A rendeléseknél már láthattuk, hogy a program a beszerzési igények között kigyűjti a készlethiányt is, mint beszerzési javaslatot. Ha egy folyamatosan értékesített termékből a raktárkészlet egy bizonyos mennyiség alá esik, a program megjeleníti a beszerzési igények között a javasolt feltöltési mennyiséget.

A következőkben megnézzük, hogyan tudjuk ezeket a határértékeket beállítani és milyen egyéb lehetőségek vannak a készletgazdálkodás segítésében.

• Kézi beállítás. A minimum és maximum értékeket legegyszerűbben kézzel állíthatjuk be.
• Forgalomelemzés. A program a forgalmak elemzésével automatikusan is be tudja tölteni a minimum és maximum értékeket.
• Elfekvő készlet. Lehetőségünk van kigyűjteni és az akciós tételek közé berakni a régebb óta nem mozgó raktárkészletet.

Kézi beállítás

A katalógus oldalon nemcsak a termékek nevei láthatók, hanem megjelenik egy "Minimum" és "Maximum" mező is. A táblázat feletti lenyíló ablakban kiválaszthatjuk, hogy melyik termékcsoportot jelenítse meg a program.

A választási lista tartalmaz egy speciális " - Készletgazdálkodás -" sort is, melyet kiválasztva csak azok a termékek jelennek meg a táblázatban, melyekhez van beállítva minimum és maximum érték. Ezáltal könnyebben áttekinthetjük a beírt értékeket.

A táblázatban nem tudjuk módosítani a mezőket, erre a célra a táblázat alatti "Adatok" oldalon (fülön) található egy külön felület, ahol az átírás elvégezhető.

Minimum készlet. Az ide beírt mennyiséget figyeli a program, hogyha a készlet ez alá csökken, javaslatot tesz a beszerzésre oly módon, hogy a rendelési igények között megjeleníti azt a mennyiséget, amely a maximumra való feltöltéshez szükséges. A megjelenítés valós idejű, azaz minden egyes adatlekérésnél (adatfrissítésnél) a készlet elemzése megtörténik.

Maximum készlet. Annyit írjunk be ide, amennyire szeretnénk, hogy a készlet feltöltődjön hiány esetén, - de az érték mindenképpen nagyobb legyen a minimum készletnél.

Több raktár esetén a "Raktár kiválasztása" gombbal választhatunk, hogy a beírt értékek mely raktárra vonatkozzanak.

Készlet feltöltés

Ideális esetben a várható eladási mennyiségből és beszerzési időből egyszerűen kiszámítható, hogy mennyi az optimális raktárkészlet, melynek alapja, hogy a raktárban tárolt mennyiség kitartson a következő szállítmány érkezéséig. Az ideális eset azonban sosem létezik. A jövőbeli eladási mennyiségeket csak becsülni lehet, a beszerzési idő is változhat, és nem kezdeményezhetünk beszerzést minden eladáskor, mert optimalizálni kellene a költségeket is, - hogy csak a legfontosabbakat említsük.

Az egyesével történő kézi beállítás helyett a programban lehetőség van a forgalmi adatok elemzésével automatikusan feltölteni a készlet minimum és maximum értékeit. A funkciót a "Műveletek | Készletgazdálkodás" menü segítségével indíthatjuk el.

Kigyűjtési feltételek

A funkció elindításakor megjelenik egy ablak, ahol beállíthatjuk, hogy milyen szempontok alapján végezze el a program a vizsgálatot. Az itt megadott feltételeket a "Kigyűjtési feltételek" funkciógombbal később módosíthatjuk, a program minden alkalommal újraszámolja a minimum és maximum értékeket.

• Beszerzési időn felüli ráhagyás. Az elsődleges kérdés, hogy hány napig bírja kiszolgálni a raktárkészlet az eladásokat? A minimális készlet az adott termékhez rögzített beszállítási idő és az itt megadott tartalék napok alatt eladott árumennyiség lesz.
• Egyébként (ha nincs beszerzési idő). Ha az adott termékhez nincs megadva szállítási idő, akkor az itt megadott szállítási idővel fog számolni a program, - azaz ennyi napra elegendő raktárkészletet fog beállítani.
• Eladásnál vizsgált időszak. Megadható, hogy az aktuális naptól visszafelé számolva hány nap eladásait vegye figyelembe a program. Minél nagyobb az időszak, annál kiegyenlítettebb lesz a számolt érték. Rövidebb időszakot akkor érdemes választani, ha a keresletben jelentősebb változások történtek vagy várhatóak.
• Két beszerzés közötti idő általában. A program ez alapján fogja kiszámolni a maximális mennyiséget, amelyre a készletet célszerű feltölteni. A két beszerzés között eladott mennyiség adja a minimum és a maximum közötti különbséget. Ha az egyes beszállítóknál eltérő idővel akarunk számolni, a kérdőjel (?) gombra kattintva bármely beszállítóhoz hozzárendelhetünk egy tetszőleges értéket. A program a számításkor először az itt megadott egyedi értékkel fog számolni, ha van ilyen, - egyébként az általános időt használja.

• Értékesítés száma. Ez a paraméter lehetőséget ad az egyszeri, de nagyobb értékesítések kiszűrésére. Ha pl. évente 1-2 alkalommal van értékesítés egy termékből, nem biztos, hogy célszerű raktáron tárolni. Általában a rendszeresen fogyó termékek raktározása jár kisebb kockázattal.
• Tizedes jegyek száma. Az értékek kiszámításánál a program az itt megadott kerekítéseket fogja alkalmazni. A megadható érték -3-tól +3-ig mehet. Ha pl. 2-t adunk meg, akkor két tizedes jegy lehet a mennyiségben (pl. 15,23), 0-nál csak egész szám (pl. 1234), -2-nél (negatív értéknél) az egész számokat is kerekíti 100-ra (pl. 13200).

A program az itt felsorolt paramétereken túl figyeli még, hogy az olyan termékek, melyeknek az adatlapján be van jelölve, hogy "Kifutó" vagy "Megszűnt" termék ne kerüljenek fel a listára.

Léteznek még más szempontok is, melyeket érdemes lehet figyelembe venni a mennyiség kiszámolásánál (pl. szállítási költség, likviditás stb.), - emiatt kellő fenntartásokkal kezeljük a kiszámolt értékeket.

Minimum és maximum értékek betöltése

A szempontok megadása utána a program kigyűjti az ennek megfelelő termékeket és kiszámolja a szükséges mennyiségeket. Tájékoztató céllal egy külön oszlopban megjelenik a megadott időszakban eladott összes mennyiség és az aktuális készlet is. A program piros színnel jelzi azokat a tételeket, ahol az aktuális raktárkészlet nagyobb a javasolt maximális mennyiségnél.

A számolás eredményeit a "Táblázat másolása" gomb segítségével kimásolhatjuk a vágólapra, ahonnan bármely külső programba beilleszthetjük (pl. táblázatkezelő).

A "Min/max értékek betöltése" gomb segítségével a kiszámolt értékek betölthetők a készletgazdálkodás állományába. Fontos tudnunk, hogy az áttöltéskor a korábban beírt értékek törlődnek, az itt kiszámolt értékek kerülnek a korábbiak helyére.

Elfekvő készlet

Problémát nemcsak az jelenthet, ha nincs raktáron elegendő készlet, hanem az is, ha a készlet beragad. A készletgazdálkodás ablak második oldalán az elfekvő készletet tudjuk áttekinteni. A program itt is bekéri először a kigyűjtési feltételeket, melyek itt a beragadási idők megadását jelenti.

Alapértelmezett értéknek a program 180 napot ad meg, de ezt tetszőlegesen módosíthatjuk. Ha nem adunk meg időket, a megjelenő listában a teljes raktárkészlet megjelenik, megmutatva, hogy az egyes termékekből mikor volt utoljára beszerzés és eladás.

Az "Akciós tételek feltöltése" gomb segítségével a megjelenített lista betölthető az akciós termékek állományába.

A megjelenő ablakban megadhatjuk az áttöltés módját. Megadhatjuk, hogy a már meglévő tételeket felülírja-e a program vagy sem. Ha szeretnénk, hogy a program számolja ki a kedvezményes árakat, adjuk meg az árréskedvezményt, egyébként nulla árral fognak betöltődni a tételek. Ez esetben utólag, egyesével kell megadni az akciós árakat az árkalkuláció modulban.