A program használata

A fő kezelőfelület

A program indítása után megjelenő képernyő a menürendszerből, a gyorsabb kezelhetőséget segítő funkció gombokból, valamint a beszerzési munka során szükséges adatokat tartalmazó munkaterületekből áll.

A kezelőfelület jellegzetessége a két oldalon, egymás mellett elhelyezkedő, hasonló felépítésű táblázat. A munkánk során a bal oldali táblázatokból - felülről vagy alulról - rakjuk át a tételeket a jobb oldaliba. A táblázatok feletti fülek segítségével választhatjuk ki, hogy éppen milyen művelet akarunk végezni.

1. Menüsor. Itt szinte minden művelet megtalálható, melyre a program képes. A gombok egy része állapot érzékeny, azaz csak akkor látható, ha műveletet is lehet végezni vele.
2. Funkció gombok. Ezek segítségével lehet ajánlatot, számlát és egyéb dokumentumokat készíteni.
3. Táblázat szűkítés, szűrés. Választani lehet, hogy az összes tétel, vagy csak egy része jelenjen meg (pl. egy beszállító, egy ügyszám stb.)
4. Feldolgozandó tételek. A képernyő bal oldalán található táblázat tartalmát kell feldolgozni, ezekből kell ajánlatot, rendelést ill. beérkezést összeállítani. Dolgozhatunk katalógusból, vevői ajánlatokból és rendelésekből, valamint szállítói ajánlatokból és rendelésekből. A munkánk során a bal oldalról rakosgatjuk át a tételeket a jobb oldali táblázatba, ahol a feldolgozott tételek találhatók.
5. Feldolgozott tételek. Az árubeszerzés 3 fő munkafázisának megfelelően a képernyő jobb oldalán ajánlatot, rendelést és beérkezést lehet összeállítani. A tételeket bal oldalról ügyszám hozzárendelésével ide rakosgatjuk, és innen tudjuk elkészíteni a dokumentumot is.
6. Részletező táblázatok. A feldolgozandó és feldolgozott termékek táblázatában gyűjtőtételek szerepelnek, ami azt jelenti, hogy a több különböző igényből a program egyetlen, összesített tételt készít. Az "Igénylők" részletező táblázatban megjelenik, hogy a gyűjtő tétel milyen igények alapján jött létre. Ugyanitt láthatunk még információkat beszállítói árakról, vagy a tétel adatairól is.
7. Információs sáv. A részletező táblázathoz ad kiegészítő információt, pl. vevőnek adott eladási ár.

Cél és forrás

A beszerzési munka első fázisában össze kell gyűjtenünk azokat a tételeket, melyek az ajánlatunk, rendelésünk vagy bejövő szállítmányunk alapját fogja képezni. Ez, nagyon egyszerűen a tételek balról jobbra történő mozgatásából áll. A tételek összegyűjtése hasonlóan történik mindhárom dokumentum fajtánál, ezért a következőkben egyszerűen csak tételekről beszélünk.

A képernyő bal oldalán láthatjuk azokat a forrásokat, lehetőségeket, amelyekből a tételeket összeválogathatjuk. Jobb oldalon pedig a célt, és a már kiválogatott tételeket tekinthetjük át.

Cél meghatározása

Első lépésként mindig a célt kell meghatároznunk, azaz el kell döntenünk, hogy ajánlatot, rendelést vagy beérkeztetést akarunk végezni. Ezt a megfelelő oldal (fül) kiválasztásával érhetjük el.

Forrás meghatározása

Második lépésként a forrást kell kiválasztanunk, azaz eldöntenünk, hogy miből szeretnénk dolgozni. A bal oldalon több lehetőség közül is választhatunk:

• Katalógus. A teljes termékkínálat bármely tételét ki tudjuk választani. Erre olyankor van szükség, ha előzmény nélkül, egyedi döntés alapján kívánjuk beszerezni az adott tételt, - legyen akár ajánlatkérés, rendelés vagy beérkeztetés.
• Vevői ajánlat. Ezen az oldalon azok a vevői ajánlatok találhatók, melyekhez szükség van a beszállítók visszajelzésére. Ezeket a tételeket a beszállítói ajánlatkérés összeállításakor tudjuk felhasználni.

• Igények. A készlethiány és azok a vevői rendelések vannak itt összegyűjtve, melyeket raktárról nem tudtak kiszolgálni. Ezek valódi rendelési igények, melyeket minél hamarabb meg kell rendelni, de lehetőség van előtte ajánlatot is összeállítani, ill. a rendelés átugrásával közvetlenül beérkeztetni is.
• Ajánlatkérések. A beszállító felé már elküldött ajánlatkérésekből rendelni és beérkeztetni lehet a tételeket.
• Rendelések. A beszállító felé már elküldött rendeléseket a visszaigazolásuk után beérkeztetni kell.

Ahogy látható, nem lehet minden műveletet bármelyik forrásból elvégezni, azonban a program biztosítja, hogy csak a megfelelő oldalakat tudjuk kiválasztani.