Rendelés rögzítése

Termék kiválasztása

Miután kiválasztottuk a vevőt, akinek a rendelést rögzíteni szeretnénk ki kell választanunk a megfelelő termékeket is. Ez történhet a kínálati adatbázisból vagy korábban adott ajánlat alapján.

1. Ha a kínálati adatbázisban ráálltunk a kívánt tételre, a "Műveletek - Rendelések - Rendelés katalógusból" menü (vagy Enter billentyű, vagy dupla kattintás) segítségével megnyílik a rendelési ablak.
2. Ha korábban már adtunk ajánlatot, a vevői igények között kell kikeresnünk az adott tételt (Ajánlat állapotban) és a "Rendelés ajánlatból" gomb megnyomása után megjelenik a rendelési ablak. Ajánlatból történő rendelésnél megőrződnek az árak és a hivatkozási számok is.

Miután megadtuk a rendelés adatait (lásd alább) a rendben gomb megnyomásával rögzíthetjük a tételt. Ezt a műveletsort annyiszor ismételjük, ahány tételünk van. A művelet ismétlésekor a program automatikusan felajánlja az előzőleg megadott ügyszám, teljesítési idő és szállítási adatokat, így a nagyobb tételszámú rendelések rögzítése is gyorsan meg.

Az adatrögzítést bármikor félbe szakíthatjuk és áttérhetünk más munkafolyamatokra, - visszatérve ugyanott folytathatjuk, ahol korábban abbahagytuk.

Rendelés adatainak megadása

Ügyszám megadása

A rendelés felvételekor vállaljuk, hogy a kért árut meghatározott időn belül és áron leszállítjuk a vevőnek. A rendelés a vevőtől érkezhet szóban, írásban, vagy elektronikus úton. Szervezettebb cégek általában írásban adják le megrendeléseiket és elvárják, hogy azokat írásban vissza is igazolják. Gyakran, - főleg a folyamatosan vásárló cégeknél azonban előfordul, hogy szóbeli megkeresés alapján rendelnek, és nem foglalkoznak a rendelések dokumentálásával. Mi eldönthetjük, hogy a rendelést gyors úton, szám nélkül vesszük fel, vagy rendesen iktatjuk és visszaigazoljuk.

Rendelés módja

A raktári mennyiség és a vevő által kért teljesítési idő figyelembe vételével már a rendelés pillanatában el kell döntenünk, hogy milyen módon rögzítjük a tétel.

• Foglalás során a rendelt árut elkülönítjük a raktárkészletünkből, hogy ne adhassuk el egyszerre több vevőnek. Ilyenkor lehetőségünk van a konkrét raktárhelyek közül is választani. A tétel állapota "foglalt" lesz.
• Előfoglalás során a rendelt áru még nincs ugyan raktáron, de a beszállítói rendelések alapján tudható, hogy a közeli időkben nagy valószínűséggel be fog érkezni a raktárra. A tétel állapota "előrend" lesz.
• Gyártás (összeszerelés) akkor lehetséges, ha az összeszerelésre váró termék alkatrészei a kellő mennyiségben rendelkezésre állnak a raktárban. A tétel állapota "gyártás" lesz.
• Előjegyzés során az rendelés rögzítésre kerül ugyan, de a beszerzőnek kell gondoskodni róla, hogy az áru a kért időben beérkezzen, illetve a vevőnek kiadható legyen. A tétel állapota "jegyzés" lesz.

A program csak azokat az oldalakat (füleket) jeleníti meg, melyek az adott raktári körülmények között használhatók. Ha pl. nincs az áruból beszállítói rendelés, az előfoglalási oldal nem látható.

Mennyiség megadása

Foglalásnál, előfoglalásnál és gyártásnál maximum annyi lehet a megadott mennyiség, amennyi raktári készletből- ill. beérkező árumennyiségből kitelik.

Előjegyzés esetén nemcsak a mennyiséget adhatjuk meg szabadon, hanem a kiszerelési (csomagolási) egységet is. Beszerzéskor az itt megadott igényeket fogják továbbítani a beszállító felé.

Kért teljesítési idő

Megadható, hogy a vevő mikorra kéri az árut. Olyan termékeknél, ahol előkészítési, csomagolási vagy szerelési munkák vannak ez az idő nem lehet azonnali. A Raktár modulban megadott előkészítési időnél korábbi teljesítési időt nem enged beállítani a program.

Szállítás

Amennyiben a vevő kiszállítást kér, a rendeléskor rögzíteni kell, hogy hova kell vinni az árut. A szállítási címet elsődlegesen a már korábban rögzített címek közül választhatjuk ki, de lehetőség van új cím felvételére, módosítására és törlésére is (+, =, X gombokkal).

Minden szállítási címhez hozzárendelhető egy vagy több ügyintéző elérési telefonszámmal, továbbá megadható, hogy van-e rakodó személyzetre szükség. Ugyanazzal a gombbal lehet új cím és új ügyintéző rögzítését kezdeményezni, a különbség onnan fakad, hogy melyik elemen álltunk éppen, azaz melyik elem volt aktív. Ha a szállítási cím sor