IktatásA céghez többféle témában és többféle módon érkezhetnek megkeresések. A kereskedelmi ügyviteli folyamat szempontjából az ajánlatkérések és rendelések a leglényegesebbek. A megkeresések érkezhetnek személyesen, telefonon, faxon vagy más elektronikus formában. Hogy utólag könnyen visszakereshető legyen, célszerű az ilyen megkereséseket rögzíteni, iktatni. A program jelenleg az egyszerű iktatást támogatja, mellyel minden beérkező irat egymás utáni sorszámot kap, függetlenül az előzményektől.
Az iktatás elvégzése a program segítségével nagyon egyszerű, csak azt kell megállapítanunk az irat vagy szóbeli megkeresésről, hogy ajánlatkérésről vagy rendelésről van-e szó. Ennek megfelelően az alábbi lépéseket kell tennünk:
- Az "Iktatás" menüből az "Ajánlat" vagy "Rendelés" pont kiválasztásával, vagy a Ctrl+A illetve Ctrl+R gyorsbillentyűk leütésével bejelentkezik az iktatási panel.
- Kitöltjük az iktatási adatmezőket. Hivatkozási számként beírjuk az ügyfél iktatási számát, - ez a jobb felső sarokban fog megjelenni a kimenő iratainkon. Ha az irat egy folyamatban lévő nagyobb munkához, projekthez tartozik, a munkaszám gomb (felirat) megnyomásával elvégezhetjük a hozzárendelést (részleteket lásd munkaszám témakörnél). Végül megadhatjuk, hogy az irat milyen csatornán érkezett (faxon, vagy más úton).
- Az "Iktat" gomb megnyomásával a gép rögzíti a beírt adatokat és megad egy saját iktatási számot. Ezt a számot kell ráírni az irat valamelyik sarkába (ha van iktatási bélyegző, a lenyomat megfelelő helyére).
| 
