Adatfajták

Közhely, hogy az információ érték. Ahogy nő a Prizma adatbázis mérete, úgy válik egyre értékesebbé a rendszerben tárolt információ. Számos olyan adat is van, melyek megfelelő megörzését jogszabályok is előírják. Emiatt minden vállalkozásnek érdemes kidolgoznia egy adatkezelési szabályzatot, hogy az rendszerben tárolt információk a lehető legnagyobb biztonságban legyenek. Jellegüket és kezelésüket tekintve a Prizma rendszerben lévő adatokat az alábbiak szerint lehet csoportosítani:

Törzsadatok

Olyan adatok (objektumok) , melyek hosszabb távon nem változnak, azonban sokszor hivatkozunk rájuk. Általában, ha egy törzsadatot megváltoztatunk, akkor a hivatkozási helyeken (pl. naplókban) is megváltozik az értéke, - emiatt a törzsadatok módosításánál nagyon körültekintően kell eljárnunk. Általában külön jogosultság szükséges ezekhez a műveletekhez. A legfontosabb törzsadatok:

• Partnerek. Beszállítók és vevők adatait tartalmazzák, beleértve a kapcsolattartó személyek adatait is. Ezeket az adatok számos modulban elérhetők és módosíthatók (Árkalkuláció, Beszerzés, Logisztika, Pénzügy, Vevőszolgálat).
• Termékek. Áruk, szolgáltatások, különböző jogcímek adatait tartalmazza. Majdnem minden modulban használjuk őket, de módosításukra a Katalógus modulban lehet elvégezni.
• Helyrajzi objektumok, címek. Térképeken szereplő adatokról van szó, melyekre szükség van a partnerek címének rögzítésekor. Kezelésüket azokban a modulokban lehet elvégezni, ahol új partner rögzítésére lehet szükség (Beszerzés, Logisztika, Pénzügy, Vevőszolgálat).
• Dolgozók. A vállalkozásnál dolgozó személyek, - azaz a Prizma felhasználók adatai, jogosultságai. A Prizma adminisztráció modulban lehet módosítani.

Naplók (archívumok)

Dokumentumok, melyek rögzítik az eseményeket. Naplót nem lehet törölni, a módosításuk is korlátozott. A kimutatások legnagyobb része ezeken az állományokon alapul.

• Ajánlatok
• Rendelések
• Projektek (munkák)
• Szállítólevekek
• Számlák
• Fizetési értesítők
• Belső bizonylatok
• Pénzmozgások
• Egyéb események (árfolyamok, email küldések stb.)

Készletek

A vállalkozás folyamatosan változó eszközeinek pillanatnyi állapotát, listáját tartalmazza.

• Áru és anyagkészlet
• Eszközkészlet
• Pénzeszközök