Üzenetkezelő műveletei

Bejövő levelek iktatása

Ha a bejövő levél feladóját a program felismeri az email cím alapján és a tárgy mezőben szögletes zárójelben szerepel az iktatási szám (pl. válaszlevélnél), a program automatikusan elvégzi az iktatást. Minden más esetben a műveletet magunknak kell elvégeznünk.

Partner hozzárendelés

A program minden beérkezett levélnél megkeresi a feladó email címét, és ha a cím szerepel az adatbázisban, a talált partnert hozzárendeli a levélhez. Ha a feladó ismeretlen (a levél piros betűs), iktatás előtt az új partnert azonosítani ill. rögzíteni kell. Lépései:

1. A levél sorának kiválasztása után megnyomjuk a "Partner hozzárendelése" () gombot vagy leütjük az "Enter" billentyűt. Ugyanezt a hatást érjük el a sorra történő a dupla kattintással.
2. A megjelenő ablakban az alábbi lehetőségek közül választhatunk:
   • Kiválasztjuk a meglévő partner ügyintézőt - ha az ügyintéző már rögzítve van, de még nincs email címe, vagy több email címet használ.
   • Kiválasztjuk a meglévő partnert és megadjuk az új ügyintéző nevét - ha a cég már rögzítve van, de az ügyintéző még nincs.
   • Megadjuk az új partner nevét és az új ügyintéző nevét is - ha a levél feladója teljesen ismeretlen.
3. A "Rendben" () gomb vagy "Enter" billentyű megnyomásával lezárjuk a műveletet.

Partner hibás hozzárendelése a "Partnerkapcsolat megszüntetése" () gomb megnyomásával törölhető, mely után a hozzárendelés ismét elvégezhető. Ha a levél már iktatva van, először az iktatást kell megszüntetni, a partnerkapcsolat csak ezután módosítható.

Az iktatás lépései

Iktatással a levél bekerül a cég ügykezelési rendszerébe, ahol minden egyes dokumentumnak meghatározott helye van. Amennyiben a bejövő levél tárgya tartalmazza az iktatási számot (szögletes zárójelben), a program automatikusan elvégzi az iktatást. Ha nem, az iktatást nekünk kell elvégezni:

1. A levél kiválasztása után megnyomjuk az "Iktatás" () gombot vagy leütjük az "Enter" billentyűt. Ugyanezt a hatást érjük el a sorra történő a dupla kattintással. Iktatni csak azt a levelet lehet, aminél be van azonosítva a feladó és a címzett.
2. Kiválasztjuk az ügy típusát (pl. vevői rendelés)
3. Eldöntjük, hogy új ügyszámot hozunk létre, vagy egy meglévő ügyszámhoz rendeljük a levelet. Új ügyszámnál megadhatunk egy hivatkozási számot vagy szöveget. Meglévő ügyszámnál az adott partner korábbi ügyeiből választhatunk, és lehetőségünk van a meglévő hivatkozási szám módosítására.
4. A "Rendben" () gomb vagy "Enter" billentyű megnyomásával lezárjuk a műveletet.

Az iktatást végző személy hozzákapcsolódik a levélhez, a monogramja megjelenik a levél állapotsorában. Módosítást a levél besorolásán csak ő, vagy egy megfelelő jogosultsággal bíró személy végezhet.

Hibasan iktatott levél az "Iktatás" gomb ismételt megnyomásával módosítható, ill. az "Ügyszám hozzárendelés megszüntetése" () gombbal az iktatás törölhető.

Levél átadása, megosztása

A levél átadásakor és megosztásakor a nekünk küldött levélhez egy másik kollégánknak adunk hozzáférést. Fontos, hogy ilyenkor nem készül új levél, a mi levelünk jelenik meg a kolléga mappájában is, csupán jogosultságot adunk neki a levélhez. A két funkció között az iktatás jelenti a különbséget:

• Átadás: iktatás előtt, ha nem tudjuk megfelelően lekezelni a kapott levelet, átadhatjuk egy kollégánknak. Az ilyen levél, bár címzettként mi vagyunk rajta, ahhoz a kollégához fog tartozni, akinek átadtuk, aki végül a levelet iktatta.
• Megosztás: iktatás után, ha egy kollégánk figyelmébe szeretnénk ajánlani a levelünket, akkor megoszthatjuk vele. A kolléga a megosztott levelet csak olvasni tudja.

Átadáskor és megosztáskor egy kiegészítő szöveget fűzhetünk a levélhez (pl. hogy miért adtuk át neki), mely a címzettnél egy külön ablakban, mint belső üzenet jelenik meg.  

Megjegyzés: az általános levelezőprogramokból ismert "továbbítás" funkció, amivel a kapott levelet bárkinek továbbküldhetjük, azért hiányzik, hogy könnyebben el lehessen kerülni az ügyek és a küldési információk partnerek közötti keveredését. Levél külső partnernek történő továbbításához lásd az "Új üzenet másolással" funkciót.

Üzenet írása

Üzenetet írását többféle módon kezdeményezhetjük. Az egyes módok közötti különbséget az adja, hogy a levélszerkesztő modulba milyen előzetes adatok töltődnek be.

• Új üzenet: az új levélbe betöltődik az alapértelmezett sablon szövege
• Új üzenet sablonból: az új levélbe betöltődik a kiválasztott sablon szövege
• Új üzenet másolással: az új levélbe betöltődik a kiválasztott levél szövege
• Válasz küldése: az új levélbe betöltődik a kiválasztott levél szövege, mint előzmény, és hozzáíródik az alapértelmezett sablon szövege.
• Válasz sablonból: az új levélbe betöltődik a kiválasztott levél szövege, mint előzmény, és hozzáíródik a kiválasztott sablon szövege.

A levél szerkesztésének menetét lásd a "Levélküldés" funkció leírásánál.

Levelek archiválása

Ha már nincs több munkánk a beiktatott levéllel, a levelet az "Archiválás" gomb megnyomásával vagy az "Enter" billentyű leütésével távolíthatjuk el a beérkezett vagy elküldött üzenetek mappából. Az archivált levelek a "Partnerek" mappáiban találhatók meg.

A nem céges leveleket az "Áthelyezés" () gomb megnyomásával és a megfelelő mappa kiválasztásával archiválhatjuk a saját üzeneteink között.

Keresés a levelek között

Levelet kereshetünk év, szövegrészlet, ügyszám, feladó és címzett alapján. A keresést a "Keresés" () gomb vagy a Ctrl+F funkcióbillentyűk megnyomásával indíthatjuk. Kereshetünk szövegrészlet, ügyszám, feladó és címzett alapján. A keresési feltételeknek megfelelő találatok a levelek listájában jelennek meg. Kereséskor a levélmappák inaktívak. A keresőből a "Keresés" gomb ismételt megnyomásával léphetünk ki.