Számla módosítása

A számlamódosítás esetei:

A kibocsátott számla utólagos módosítására három lehetőségünk van:

1. Sztornó - a teljes számla (ügylet) érvénytelenítése. Akkor alkalmazzuk, ha a számla hibás, vagy az ügylet teljes egészében meghiúsult, ill. érvénytelenné vált. Sztornózáskor az eredetivel egyező tartalmú, de ellentétes előjelű számla készül, melyen fel van tüntetve az eredeti számla száma és a címében szerepel a "Sztornó" felirat.
2. Helyesbítés - a számla egyes tételeinek érvénytelenítése. Akkor alkalmazzuk, ha a számla úgy általában jó, csupán a tételek egy része hibás. A helyesbítő számlán minden módosított tétel két sorban szerepel. Az elsőben az eredeti számlán lévő adatok ellentétes előjellel vannak, a másodikban a helyes adatok. A számlán fel van tüntetve az eredeti számlaszám és a címben "Helyesbítő" felirat szerepel.
3. Visszavétel - egy korábban eladott áru visszavásárlása (érvénytelenítés nélkül). Akkor alkalmazzuk, ha az eredeti ügylet érvényes marad, de utólag olyan körülmény (pl. meghibásodás) következik be, ami miatt az árut vissza kell vennünk. A visszavételi számlán a visszavett tételek negatív előjellel szerepelnek és fel van tüntetve az eredeti számla száma.

Ezek az elnevezések nem jogszabályból, vagy más kötelező érvényű forrásból erednek, így előfordulhat, hogy máshol mást értenek alattuk. Az alábbiakban összehasonlítjuk a három lehetőséget különböző szempontok szerint.

Az, hogy mikor marad érvényes- vagy válik érvénytelenné egy ügylet, számos körülmény befolyásolhatja, melyeket egyedileg kell mérlegelnünk. Érvénytelen lehet az ügylet, ha pl. úgy szűnik meg, hogy a vevő a terméket vagy szolgáltatást érdemben (próbaidőn túl) nem használta ill. nem vette igénybe. Érdemi használat esetén az eredeti ügylet általában érvényes marad, ilyenkor az árut visszavásároljuk, de a termék már "használt" lesz, és nem új.

A sztornó és a helyesbítés visszaállítja az eredeti állapotot, mintha a hibás ügylet létre sem jött volna. Az utólagos visszavétellel egy rendellenes, vevő oldali "beszerzés" jön létre, ami torzítja a készletértéket és az ebből származtatott pénzügyi mutatókat (pl. nyereséget), - emiatt a rövid határidejű visszavételeknél a helyesbítés használata javasolt.

A visszavétel további korlátja, hogy csak árura alkalmazható, szolgáltatásra nem. A már elvégzett szolgáltatást nem lehet "visszavenni", vagy nem elvégzetté tenni, - az ilyen számla csak helyesbítéssel vagy sztornóval javítható.

Teljesítési idő, adózás szerinti teljesítési idő

Sztornózáskor és helyesbítéskor a teljesítési idő az eredeti számlán szereplő dátum, amely nem módosítható. Csak az így kiállított számla tudja elérni azt, hogy a hibás számla, - mint érvénytelen ügylet -, ne gyakoroljon semmilyen hatást a nyilvántartásokra. Visszavételnél, az új ügyletnek megfelelően, az aktuális dátumot rakja be a program, azonban ezt a visszavétel tényleges idejére módosíthatjuk.

Az adóbevallás alapesetben a teljesítési idő szerint történik, de bizonyos esetekben el kell térnünk ettől. Sztornózáskor és helyesbítéskor a számla előjelétől függ, hogy az aktuális vagy az eredeti dátum lesz-e a teljesítés. Negatív végösszegnél az aktuális dátum, pozitívnál - ha negatív számlát sztornózunk - az eredeti teljesítési idő. Visszavételnél az adó szerinti teljesítési idő a tényleges teljesítési idővel egyezik.

A számlamódosítás lépései

Először ki kell választanunk a módosítandó számlát a számla archívumban. Ezt a főablak "Archívum | Számlák" menü segítségével és a megfelelő szám kiválasztásával vagy beütésével érhetjük el. Az ezt követő lépések eltérnek az egyes esetekben.

Sztornó

Az "Érvénytelenítés (sztornó)" gomb megnyomása után a művelet teljesen automatikusan lezajlik, a sztornó számla nyomtatásra kerül.

Helyesbítés és visszavétel

1. Kiválasztjuk azt a tételt a számlán, amelyet helyesbíteni szeretnénk.
2. Helyesbítéskor megnyomjuk a "Számla helyesbítése" gombot (vagy Ctrl+H billentyűt), visszavételkor az "Áru visszavétele" gombot (vagy Ctrl+V billentyűt).
3. A felbukkanó ablakban megadjuk a helyes mennyiséget és egységárat (visszavételkor a visszahozott mennyiséget és árat). A mennyiség nem lehet nullánál kisebb és az eredeti mennyiségnél nagyobb.
4. Megnyomjuk a rendben gombot (zöld pipa), melynek eredményeképpen a módosított tétel áthúzottan jelenik meg.
5. Szükség szerint más tételekkel megismételjük a 2-4 műveletet. Ha nincs több javítandó tétel bezárjuk az ablakot.
6. Az ablak bezárása után megjelenik egy felirat, hogy "Helyesbítő számla készítése", visszárunál "Visszáru számla készítése", majd megnyílik az új számla ablaka.
7. Igény szerint módosítjuk a számla beállításait, megjegyzéseket írhatunk, majd a végén megnyomjuk a "Nyomtatás" gombot.

Figyelem! - Helyesbítésnél a helyes mennyiséget kell megadnunk, míg visszavételnél a visszahozott mennyiséget. A kettő egymásnak a fordítottja.

Megjegyzések

• A sztornózott számla a sztornózással érvénytelenné válik, a művelet utólagos visszavonásra nincs mód. Érvénytelen számlát semmilyen módon nem lehet módosítani.
• A helyesbítés vagy visszavétel ugyanarra a tételre nem ismételhető meg sem az eredeti, sem a módosító számlán.
• A hibás helyesbítés vagy visszavétel sztornózással érvényteleníthető. Az érvénytelenítés után az eredeti számla visszaáll a korábbi állapotába, ezáltal elvégezhető akár az ismételt helyesbítése ill. visszavétele is.
• Számlamódosításkor a program elvégzi a készletműveleteket is, ezért ha negatív mennyiségű számlát sztornózunk, először rögzítenünk kell a készletből kivezetendő árut az adott vevőhöz (foglalás + előkészítés). Ha ez nincs meg, a program figyelmeztető üzenetet küld.