Beérkezés

A megrendelt árukat a beszállítók általában szóban vagy írásban visszaigazolják. Általában megadják, hogy az áru mikortól szállítható, illetve mikor szállítják ki. Előfordulhat, hogy van olyan tétel, melyet nem, vagy csak később tudnak biztosítani, és lehet, hogy picivel többet vagy kevesebbet küldenek a megrendeltnél. Ha csomagolják az árut, vagy járulékos göngyöleget rendelnek hozzá, a konkrét visszaigazolásból ez is kiderül.

Ezek alapján nekünk fel kell készülnünk az áru fogadására, vagy intézkednünk kell a szállítmányozásról, melynek menete:

1. Tételek átrakása a beérkezési oldalra. Ezt a tételműveleteknél leírtak szerint végezhetjük.
2. Dokumentum összeállítása.
3. Dokumentum lezárása.

Dokumentum összeállítása

Miután átrakosgattuk a visszaigazolt rendeléseket a beérkezések oldalra, a jobb oldali táblázatban valamely tételre történő dupla kattintással vagy a "Dokumentum megtekintése" gombbal, ill. az Enter billentyűvel megnyitjuk a beérkezési dokumentumot, mely a bevételezés alapjául fog szolgálni. A megjelenő felület eltér a rendelési dokumentumtól, inkább a szállítólevélhez hasonlít.

Egyszerűbb esetben a hivatkozási szám (szállítólevél vagy számlaszám) beírásán kívül nincs is más teendőnk, hiszen az előzményi adatok alapján a program megfelelően számolta ki az árakat. Szükség esetén azonban módosíthatjuk a tételeket és egyéb kiegészítéseket tehetünk.

Az egyes tételek adatait a tételre történő dupla kattintással vagy az Enter billentyű leütésével módosíthatjuk. A megjelenő ablakban a kiszerelési egységet, egységárat és azonosítót írhatjuk át. Az oldal tetején találhatók a funkciógombok, melyekkel az alábbi műveleteket végezhetjük:

• Nyomtatás. Az összeállított listát kinyomtathatjuk.
• Árfolyam, költség. Beállíthatjuk, hogy milyen devizanemben fog beérkezni az áru, és megadhatjuk az aktuális árfolyamot. Költséget rendelhetünk a szállítmányhoz, melyek egyenletesen, a tételek értékeinek arányában fog eloszlani. A költséget alapvetően %-os formában kell megadni, de ha jól beállítottuk az egységárakat, a ? gombra kattintva a költség összegéből is át tudjuk számolni az értéket.

• Táblázat másolása. Külső feldolgozás céljából az összes tételt vágólapra lehet másolni, ahonnan pl. egy táblázatkezelőbe egyszerűen beilleszthetők a tételek.
• Szállítmány lezárása. A munkánk befejeztével kell ezt a gombot megnyomni, ezzel tesszük lehetővé a raktár számára, hogy az árut bevételezze. Fontos tudnunk, hogy a beszerzés és raktár között ezen a dokumentumon keresztül adódik át a munka az egyik osztályról a másikra. A raktárban akkor jelenik meg a bevételezendő áruk listája, amikor itt a lezárás gombot megnyomjuk. A lezárt szállítmány tételei a beérkezési oldalon kivastagítva jelennek meg.
• Email küldése. A tételekről ellenőrzés céljából el lehet küldeni a beszállító felé (lehívási lista).
• Árak aktualizálása. Ha a rendelés összeállítása és a beérkezés között eltelt időben megváltoztak az árak körülményei (pl. devizaárfolyam), a programmal újraszámoltathatjuk a beszerzési árakat. Fontos tudnunk, hogy ilyenkor a kézzel beírt árak is felülíródnak, kivéve, ha előzőleg az árnál megjelöltük, hogy "Rögzített".

• Kapcsolódó tétel hozzáadása. Göngyöleget, vagy olyan kapcsolódó szolgáltatást tudunk hozzárendelni a tételhez, melynek költségét tovább szeretnénk hárítani a vevőre.
• Szállítási cím. A beszerzések is bekapcsolhatók a logisztikai modul szállításai közé. A "Szállítási cím" gomb megnyomásával tudjuk kijelölni azt a címet, ahonnan be kell szállítanunk az árut.

• Bizományos. A program lehetőséget biztosít idegen tételek bizományban történő átvételére is, melyről részletesebb leírás található a "Bizományos készlet" fejezetben.