Üzenetkezelő felépítése

Az üzenetkezelő felépítésében hasonlít más levelezőprogramokhoz. A bejövő és kimenő levelek mappákba vannak rendezve, megtekinthetjük az egyes mappákban lévő levelek listáját és egy konkrét levelet kiválasztva megnézhetjük annak tartalmát.

Saját mappák

• Beérkező üzenetek: minden bejövő levél ebbe a mappába érkezik, elolvasás után innen rakjuk át a végleges helyükre.
• Piszkozatok: a félbehagyott elküldendő levelek ebbe az átmeneti mappába kerülnek.
• Elküldött üzenetek: az elküldött üzeneteink mappája.
• Törölt üzenetek: a kéretlen vagy érdektelen levelek törlés után ide kerülnek.
• Archív saját üzenetek: a nem céges leveleket, amennyiben céges címünkre érkezik, saját mappáinkban tárolhatjuk. A különböző témájú leveleinknek almappákat hozhatunk létre.

Partnerek mappái

A beérkező és kimenő levelek az iktatásuk után a partnerek mappáiba kerülnek.

Levelek listája

A kiválasztott mappában lévő levelek állapotuktól függően különböző jelzéssel vannak ellátva:

• Piros betű: a beérkező levél feladója ismeretlen.
• Fekete betű: a levél feladója ismert.
• Kék betű: a levél iktatva van.
• Vastag betű: a levél olvasatlan.
• Megosztás () jel: a kollégánk a neki címzett levelet megosztotta velünk.
• Továbbítás () jel: a kapott levelet továbbküldtük egy másik címzettnek.
• Válasz () jel: a beérkezett levelet megválaszoltuk.
• Melléklet () jel: a levél fájlmellékletet tartalmaz.
• Kiemelt háttér: halvány kék háttér jelzi hogy a lista nézegetésekor éppen hol áll a kurzor, azaz az állapotsorban mely levél adatait látjuk. Erősebb kék háttér jelzi, hogy a betekintőben melyik levél van éppen megnyitva.

A táblázatban a levél tárgya, olvasottsága, feladója, címzettje és érkezési dátuma jelenik meg. Az olvasottság jelre kattintva megváltoztatható a levél olvasottsági állapota. A címsorra kattintva az adott oszlop szerint növekvő sorrendbe rendezhető a levelek listája. Ismételt kattintással a levelek csökkenő sorrendbe kerülnek.

A táblázat alatti állapotsorban megtekinthető, hogy a levél mely partnerhez tartozik, a levél iktatási száma, az iktató kolléga monogramja, valamint a levél keletkezési dátuma és mérete.

A táblázatban egy adott időszak levelei láthatók. Az időszak lehet az elmúlt 1, 3, 6 hónap, vagy valamely konkrét év.

Levél betekintő

A kiválasztott levél tartalma a betekintő ablakban jelenik meg. A felső sávban a feladó, tárgy és címzett, középen a tartalom, az alsó sávban az esetleges mellékletek láthatók.