Levélküldés

A levélküldési funkció minden olyan modulból elérhető, ahol egy partnerhez el kell juttatni valamilyen dokumentumot. A levélküldő elsődleges feladata a levél összeállítása és a címzetthez történő eljuttatása. A levelek általában sablon alapján készülnek és a levél tartalmát az ügyviteli program egyes moduljai maguk állítják össze (pl. ajánlat, rendelés, fizetési felszólítás stb.). Az ilyen kötött, ügyviteli folyamatból készített levél tartalma a küldéskor már nem módosítható, az módosításokat mindig előzetesen, a létrehozó modulban kell elvégezni. Egyedi leveleknél, ahol mi magunk írjuk meg a levél szövegét, a levélírást különféle szerkesztő funkciók segítik.

Feladó és címzett

Címzett kiválasztása

A címzett partner és ügyintéző kiválasztása már a levélírás megkezdése előtt megtörténik (pl. ajánlatnál az a személy, akinek az ajánlat készült). A levél az ügykezelési rendben az így kiválasztott partnerhez fog tartozni. Ha a partnernél több ügyintézőnek is el akarjuk küldeni a levelet, a címzett listát kibővíthetjük. Az ügyintézők egy lenyíló listából kiválaszthatók. A címzett adatmező kézzel is módosítható, így elvileg bármely email címre is elküldhető a levél. Ügyeljünk azonban arra, hogy a levél mindig csak egy partnernek menjen el, mert az iktatás rendje csak így biztosítható.

Belső másolat küldése

A küldendő levelet megoszthatjuk bármely belső kollégánkkal. A címzett sorában, jobb oldalon található "Belső másolat küldése" () gombbal kiválaszthatjuk azokat a kollégákat, akik küldéskor másolatot kapnak a levélből. Fontos, hogy a kollégáknak nem készül egy valódi másolat, csupán olvasási hozzáférést kapnak a levélhez.

Feladó választás

Amennyiben több email címet kezelünk, kiválaszthatjuk, hogy melyik szerepeljen a levél feladójaként. A választás a jobb felső sarokban lévő "Feladó módosítása" () gombbal végezhető el.

Tértivevény kérése

A jobb felső sarokban lévő "Tértivevény" pipa megjelölésével kérést küldhetünk a címzettnek, hogy igazolja vissza a levél átvételét. Ilyenkor egy válaszlevélben értesülünk az átvétel (levél megnyitása) időpontjáról. Fontos tudnunk, hogy a visszaigazolás csak akkor érkezik meg, ha a címzett gépén engedélyezve van ez a funkció, egyébként a kérés küldése hatástalan.

Melléklet csatolása

A levélhez fájlmellékletek csatolhatók. A "Melléklet" gombra () kattintva választhatjuk ki a csatolandó fájlt. Több fájl is csatolható. A csatolt fájl neve alul, a melléklet panelen jelenik meg. A fájlnévre duplán kattintva megnyitható ill. megjeleníthető a fájl tartalma (amennyiben van társítva hozzá megjelenítő program). A jobb alsó sarokban lévő "Melléklet törlése" () gombbal a fájl eltávolítható a küldendő mellékletek közül.

Levél írása, szerkesztése

A levél írása hasonlóan történik mint más levelezőprogramban ill. szövegszerkesztőben. A betűk, hivatkozások, bekezdések és képek szerkesztését és formázását különféle funkciógombok segítik:

• betűméret növelése és csökkentése (   )
• félkövér, dőlt, aláhúzott betű (  D A )
• szövegszín (  )
• számozás, felsorolás (    )
• behúzás növelése, csökkentése (    )
• betűformázás eltávolítása (  )
• hivatkozás (link) beszúrása, törlése (    )
• kép beszúrása (  )
• igazítás balra, középre, jobbra (    )

Levél küldése

A "Levél küldése" (  Küldés ) gomb megnyomásakor a program kiegészíti a tárgy mezőt a levél iktatási számával (ha még nem szerepel benne), majd továbbítja a levelet a levelező kiszolgálónak és menti az adatbázisba is. Ha nem küldjük el a levelet, az ablak bezárásakor ( gombbal) a program felajánlja a levél piszkozatként történő mentését. Az így elmentett levél az üzenetkezelő modulban a "Piszkozatok" mappában érhető el.

Beállítások

• A felhasználók postafiók adatai, mely alapján a levélküldés történik, a rendszergazda modulban állíthatók be ("Felhasználók" és "Email beállítás" oldalak).
• A levelek sablonjai elsősorban abban a programban állíthatók be, melyben el lett indíva a levélszerkesztő ("Beállítások | Dokumentum sablonok" menü).