Számlázás előtt...

Számlázás előtti teendők

Általános alapelv, hogy a program igyekszik minden korábban rögzített adatot felhasználni, hogy az egyes műveletek minél kevesebb munkát igényeljenek. Emiatt számlázás előtt körültekintően ellenőriznünk kell, hogy minden adat a helyén van-e. Számlázáskor az alábbi előzményi adatok töltődnek be:

• Cégünk adatai. A cím adószám és bankszámlaszám a pénzügyi modulban a törzsadatoknál módosítható, a telefonszám, email cím és weboldal elérhetőség a rendszergazda modulban állítható be (eseménykezelő felhasználó ill. egyéb beállítások oldal).
• Partner neve, címe, adószáma. Ezeket csak számlázás előtt, a partner adatlapján lehet beállítani. Az adószám melletti kérdőjel (?) gombbal ellenőrizhető az adószám helyessége, valamint név és cím egyezősége. Az ellenőrzött adószám mellett egy zöld pipa jelenik meg. Adóalany esetében megfelelő adószám vagy cím nélkül egyáltalán nem lehet számlázni. 
• Az adóalany típusát a partner adatlapján, a "Pénzügyi adatok" oldalon állíthatjuk be (Belföldi, Európai Uniós, Külföldi). Nagyon fontos, hogy ezt helyesen adjuk meg, mert az egyes adóalanyoknál eltérő lehet a számla tartalma. Magánszemélynél a "Magánszemély" pipát be kell jelölni.
• Ha a vevővel elektronikus számlázásban állapodtak meg, a vevő adatlapján be kell jelölni az "Elektronikus számlát kér" pipát, valamint a kapcsolattartó ügyintézők közül ki kell választani azt, akinek a számla küldésre kerül. Ehhez meg kell adni egy email címet, és be kell nála jelölni a "Pénzügyi kapcsolattartó" pipát.
• Fizetési mód, fizetési határidő. Attól függően, hogy egy konkrét rendelést vagy egyéb tételeket számlázunk a rendeléskor megadott- vagy a vevőnél beállított fizetési mód és idő töltődik be. Ezeket a számlázás során egyedileg módosíthatjuk.
• Teljesítési idő, adózás szerinti teljesítési idő. Szállítólevél számlázásakor a szállítási idő, egyéb esetben az aktuális dátum töltődik be mindkét helyre. A teljesítési idők a számlázás során egyedileg módosíthatók.
• Szállítólevél száma, ha a vevőnek már kiadott árut számlázzuk.
• Teljesítéskori árfolyam - devizás számlánál. A MNB napi árfolyamait a rendszer automatikusan letölti, egyéb bankok árfolyamait kézzel lehet rögzíteni a Pénzügy vagy Árkalkuláció modulokban a "Deviza árfolyamok" menüpont alatt. Az árfolyam a számla nyomtatása előtt egyedileg is módosítható.
• Munkaszám. Amennyiben a számlázandó tételek konkrét projekthez lettek rendelve, ennek a száma is betöltődik. Ez az adat a számlán nem jelenik meg, csupán az utólagos kimutatásokhoz szükséges.
• Számlatételek adatai: megnevezés, mennyiség, mennyiségi egység, egységár, áfa kulcs, garancia idő. A tételek adatai a különböző ügyviteli folyamatok során állnak össze. A tételek minden jellemzőjét számlázás előtt kell beállítani, azok módosítására - a garanciaidőn kívül -  a számlázás során nincs mód.
• A megjegyzésbe kerülnek a vevő rendelési számai és a sablonszöveg, - amennyiben rögzítve lettek előzőleg ilyen adatok.