Terméksémák

Mielőtt nekifognánk az adatrögzítésnek, gondoljuk át, hogy milyen szerkezetű adatbázist szeretnénk kialakítani, milyen adatokat szeretnénk a termékeinkről tárolni. Céljuk szerint az alábbi csoportokba sorolhatók a tárolt adatok.

• Belső információ. Bár az értékesítő kollégák általában rendelkeznek termékismerettel, vannak olyan adatok, melyekre gyorsan szükség lehet (pl. telefonos tájékoztatás során). Mérlegelnünk kell, hogy a gyári katalógusból mely adatokat érdemes a számítógépben is rögzítenünk.
• Képletben használt adat. Ha az árképzéshez, adatszolgáltatáshoz (pl. termékdíj) vagy más ügyhöz szükségünk van valamely tulajdonságra (pl. csomagolás súlya), akkor azt mindenképpen rögzítenünk kell.
• Külső információ. Amennyiben weboldalon is meg szeretnénk jelenni termékkínálatunkkal, fontos lehet, hogy áttekinthető és strukturált, valamint a tulajdonságok alapján is kereshető legyen a megjelenített információ.
• Kereséskor használt adat. A Prizma lehetőséget ad a termékek tulajdonság alapú keresésére is. A weboldalon elérhető összetett szűrő segítségével gyorsan meg lehet találni a keresett terméket. Ha úgy gondoljuk, hogy egy adatra szükségünk lehet keresés során, akkor azt is rögzítenünk kell.

Mielőtt az összes ismert adat rögzítése mellett döntenénk, fontoljuk meg az érem másik oldalát is. Nemcsak az új termékek adatainak rögzítése jár munkával, hanem az adatok utólagos karbantartása is. Bár a Prizma rendszerben nincs korlátja a különböző tulajdonságoknak, érdemes lehet kiválogatni azokat, melyeket a leggyakrabban használják a vevők. A speciális igényekhez a gyári katalógusok mindig rendelkezésre fognak állni.

A termékséma elemei

• Tulajdonság. Legelőször meg kell határoznunk, hogy milyen adatokat szeretnénk rögzíteni, azaz a termék mely tulajdonságai fontosak számunkra. A tulajdonságnak megadhatjuk a nevét, mértékegységét (ha van) és az alapértelmezett értékét. A rögzítés szempontjából a legfontosabb az, hogy meg kell adnunk a tulajdonság típusát is, azaz szöveges, lista vagy szám formátumban kell-e rögzíteni. A szöveges lista típusú tulajdonságnál meg kell adnunk még a választható értékek halmazát is.
• Séma. Különböző tulajdonságok kiválogatásából összeállíthatunk egy terméksémát, mely az új termék felvételekor megmondja, hogy milyen adatokat (tulajdonságokat) kell rögzítenünk. A tulajdonságok egy táblázatban jelennek meg egymás alatt, - a sémában még a sorrendjüket is meg lehet adni.
• Nézet. Minden sémának van egy táblázati-, egy megnevezés-, és egy rövid leírás nézete. Az elsőben megadhatjuk, hogy a termékhez milyen tulajdonságok tartozzanak, a másik kettőben pedig kiválaszthatjuk azokat, melyekre szükség van a megnevezés, ill. rövid leírás automatikus létrehozásakor. A program az itt beállított adatokat fogja a megadott sorrendben összerakni egymás után. Az egyes nézetekhez a tulajdonság rögzítésekor is különböző nevet adhatunk meg.

A következőkben lépésről lépésre megnézzük, hogyan készítsük el terméksémáinkat úgy, hogy később a termékek rögzítéséhez elég legyen csak a tulajdonságokat kiválasztani.